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REFERENCE AI 搭載の開発ツール | Microsoft Power Platform
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PowerAppsでアプリを作成する際に、Excel で作った一覧表を Power Apps で表示するときExcel をそのまま読み込むか、SharePoint リストに移してから使うか。
最終的には、その時々の判断になるとは思うが一般論をAIに聞いてみたのでメモしておく。

Excel をそのまま使うのは、2,000行以下・閲覧が中心・更新するのは1人の場合まで。件数が増える、複数人で更新する、長く使う、のどれかに当てはまるなら SharePoint リスト。

Excel を Power Apps で使う方法は3つ

※ 静的インポートは、元の Excel を変えてもアプリには反映されない。アプリに取り込んだ時点のデータが埋め込まれるため。 ※ 静的インポートは、次の委任の制限を受けない。最初からアプリのメモリ上にあるため。

委任と2,000行の制限

件数の制限は「委任（デリゲーション）」で決まる。委任は、絞り込みや並べ替えをデータソース側に任せること。

• 委任をかんたんに言うと、「条件を SharePoint に渡して、全件の中から探してもらう」か、「Power Apps が先頭の500行だけ受け取って、その中から自分で探す」かの違い。
• 委任できない式も、エラーにならずに動く。そのため「あるはずのデータが抽出されない」「件数が合わない」ことが起きる。先頭の500行（最大2,000行）の中しか探していないため。
• 「この関数は使えない」と言われることが多いのも委任が原因。関数自体は使えるが、使うと委任できなくなり、上の抽出漏れが起きる。

※ 500行は「設定」→「全般」→「データ行の制限」で2,000行まで上げられる。それ以上は上げられない。 ※ 式の一部でも委任できないと、式全体が委任されない。
※ Excel コネクタは委任に対応していない。どんな式でも先頭2,000行までで、2,001行目以降は存在しないのと同じになる。

Excel の場合は、コレクションに取り込んでから使うと、委任を気にせずに式を書ける。ただし、取り込むときに2,000行の制限がかかる。

※ コレクションは端末のメモリ上にあるので、委任の考え方がない。Search や in を使っても黄色の三角は出ない。
※ 2,000行を超えた分は、取り込むときに何も表示されずに切り捨てられる。取り込んだあとに CountRows(colList) で件数を確認し、2,000件ちょうどなら切り捨てられていると考える。
※ コレクションは取り込んだ時点のコピー。Excel 側を書き換えても、もう一度 ClearCollect するまで画面には反映されない。

編集した内容は、最後に Patch で Excel に書き戻す。コレクションを書き換えただけでは Excel には戻らない。

※ 保存直後に読み直すと、反映前の古い値が戻ってきて「保存したのに元に戻った」ように見える。
※ 同時に書き込みが必要になったら、SharePoint リストに移すタイミング。

委任できない式を見つける

委任できない式は、エディタ上で黄色の三角マークが出る。赤のエラーとは別もので、アプリはそのまま動く。

※ 黄色の三角は、件数が少ないうちは結果に影響が出ない。テスト中は正しく動いて見え、データが増えてから抽出漏れが起きる。

開発中は、データ行の制限を一時的に下げて確認する。

1. 「設定」→「全般」→「データ行の制限」を「10」にする
2. ギャラリーや検索を動かして、10件しか出てこない式を探す
3. 確認が終わったら、データ行の制限を元の値（500 または 2,000）に戻す

※ 委任できない式は、データ行の制限の件数までしか取ってこない。制限を10にすると、10件で止まるのですぐ分かる。 ※ 元に戻し忘れると、本番でも10件しか表示されなくなる。

たとえば、SharePoint リスト「顧客一覧」（30件）に、顧客名が「山田」で始まる顧客が5件（3・15・18・22・27行目）ある場合。

Search を使った検索（委任できない）

// Gallery1.Items
// 顧客名（Title）に「山田」を含む顧客を表示する
Search(顧客一覧, "山田", "Title")

StartsWith を使った検索（委任できる）

// Gallery2.Items
// 顧客名（Title）が「山田」で始まる顧客を表示する
Filter(顧客一覧, StartsWith(Title, "山田"))

件数を確認するラベル

// Label1.Text
// ギャラリーに表示されている件数を表示する（Gallery2 の場合は Gallery2.AllItems にする）
CountRows(Gallery1.AllItems) & "件"

※ データ行の制限が500のままだとどちらも5件になる。リストが30件しかなく500行の中に全部入っているため。
※ 制限を10にするとSearch は1〜10行目しか探さないので、3行目の1件だけになる。StartsWith は SharePoint 側で全件から探すので、5件のまま変わらない。
※ 本番でリストが500件を超えると、制限を下げなくても Search で同じ抽出漏れが起きる。

Excel コネクタの制限

※ 列名にスペースがあると、Filter や LookUp でエラーになることがある。列名は英数字だけにしておく。

SharePoint リストの制限

SharePoint リストは委任できるので、件数の上限は基本的にない。ただし、委任できない関数を使うと2,000行の制限に戻る。

※ IsBlank は = Blank() に書き換えると委任できる。
※ ID 列は数値に見えるが、大小の比較は委任できない。範囲で絞り込むときは別の数値列を使う。
※ 5,000件を超えそうなリストは、絞り込みに使う列にインデックスを作っておく。
※ Excel コネクタも SharePoint も標準コネクタなので、Microsoft 365 のライセンスの範囲で使える。

できること・できないこと

※ SharePoint リストでコレクションに3,000行入れるには、2,000行ずつ分けて取得する（下のコード）。 ※ Excel コネクタで Power Automate を動かす場合は、行が追加されたときのトリガーがないので、定期実行で代わりにする。

コレクションを使うかどうか

「データソース → コレクション → 一覧表示」の流れはよく見るが、コレクションに取り込む時点で2,000行の制限がかかる。SharePoint リストを使うなら、ギャラリーに直接つなぐのが基本。

Excel コネクタの場合

// App.OnStart
// Table1 の内容をコレクション colList に取り込む（最大2,000行）
ClearCollect(colList, Table1)

SharePoint リストをギャラリーに直接つなぐ場合

// Gallery1.Items
// 顧客一覧を、検索欄（txtSearch）の文字で始まるものに絞り込んで、更新日時の新しい順に並べる
SortByColumns(
    Filter(
        顧客一覧,
        StartsWith(Title, txtSearch.Text)   // Search は委任できないので StartsWith を使う
    ),
    "Modified", SortOrder.Descending
)

※ ギャラリーに直接つなぐと、スクロールに合わせて100件ずつ読み込まれる。

コレクションを使うのは次の場合。

※ コレクションで編集した内容は、保存する前にアプリを閉じると消える。

SharePoint リストで2,000行を超えるデータをコレクションに入れる場合は、2,000行ずつ分けて取得する。

// App.OnStart
// 顧客一覧を2,000行ずつ取得して、コレクション colList に追加する
// SeqNo は 1 から始まる連番の数値列（インデックスを付けておく）
Clear(colList);
ForAll(
    Sequence(5, 0, 2000) As blk,     // 0, 2000, 4000, 6000, 8000 → 最大10,000行
    Collect(
        colList,
        Filter(顧客一覧, SeqNo > blk.Value && SeqNo <= blk.Value + 2000)
    )
);

※ 分けるときの基準に ID 列は使えない。ID 列は大小の比較が委任できないため、連番の数値列 SeqNo を別に作っておく。
※ 件数が増えたら、Sequence の最初の数字（5）を増やす。
※ コレクションは端末のメモリに載るので、件数が多いとスマートフォンでは動作が重くなる。
※ この方法は SharePoint リスト専用。Excel コネクタでは、区切りごとの Filter が先頭2,000行の中しか探さないので、2,001行目以降は取れない。
※ Excel で条件を付けて取り込んでも同じ。条件は先頭2,000行の中で判定されるので、結果が2,000件より少なくても取りこぼしが起きる。

権限の注意点

アプリの画面に出していなくても、利用者にはデータそのものへの権限が付いている。

※ SharePoint リストは「自分が作成したアイテムのみ」閲覧・編集できるように設定できる。 ※ 単価や個人情報が入った一覧は、Excel コネクタでは扱わない。

公開する前に、利用者と同じ権限のテスト用アカウントで、アプリ・リストの URL・ファイルの3つから何が見えるか確認してね。