Power Appsで2,000件以上のデータを取り込む（SharePointリストを区切って取得する）

Power Appsは、1回の取得で読み込めるデータが「データ行の制限」で決まっていて、既定は500件、設定で最大2,000件まで。SharePointのリストが2,000件を超える場合、そのままでは全件を取得できない。連番の列で2,000件ずつ区切り、繰り返しながらコレクションに集めると、2,000件以上でも全件を取り込める。

事前に必要なもの

手順

ボタンの OnSelect に、下のコードを貼る。SPリスト名称 と コレクション名称 は、自分の名前に書き換える。

Power Apps Studio で、「設定」→「全般」→「データ行の制限」を開き、2000 に変更する。

SharePointリストに、数値型の列 subID を追加し、1から順に連番を入力する。

OnSlectに下記構文を設定する。

// 1回で取得する件数（手順1のデータ行の制限と同じ値にする）
UpdateContext({threshold: 2000});

// リストの最後のレコード（IDが最大のもの）を取得する
UpdateContext({lastRecord: First(Sort(SPリスト名称, ID, SortOrder.Descending))});

// 繰り返す回数（最大のIDを threshold で割って、切り上げる）
UpdateContext({maxIteration: RoundUp(lastRecord.ID / threshold, 0)});

// 取り込み先のコレクションを空にする
Clear(コレクション名称);

// 0, 1, 2, ... と繰り返し、2,000件ずつ取得してコレクションに追加する
ForAll(
    Sequence(maxIteration, 0),
    With(
        {
            prev: Value * threshold,         // 取得範囲の下限（含まない）
            next: (Value + 1) * threshold    // 取得範囲の上限（含む）
        },
        Collect(
            コレクション名称,
            Filter(
                SPリスト名称,
                prev < subID && subID <= next
            )
        )
    )
);

実行すると、コレクションに全件が入る。

コードの動き

• threshold：1回に取得する件数。2,000にする。
• lastRecord と maxIteration：IDが最大のレコードを調べて、何回繰り返せばよいかを計算する。IDの最大値が2万なら、20,000 ÷ 2,000 = 10回。
• Sequence(maxIteration, 0)：0〜9の10個の数を作る。この数に threshold を掛けて、取得する範囲を決める。
• 0回目は 0 < subID ≤ 2000、1回目は 2000 < subID ≤ 4000、…と、重複も漏れもなく区切られる。
• 各回の Filter は、1回あたり2,000件以内で収まるので、データ行の制限に引っかからない。

注意点

• threshold は、データ行の制限と同じか、それ以下にする。制限が500のままなら、各回の取得が500件で打ち切られて、取りこぼす。
• subID に連番の抜けや重複があると、取りこぼしや二重取り込みの原因になる。SharePointのIDは、削除すると欠番になるため、subID を別に用意している。
• 件数が多いほど、実行に時間がかかる。2万件なら取得が10回走る。また、アプリのメモリも使うので、スマホや古い端末では重くなることがある。
• 【可能性】subID を使わず、ID の範囲で区切っても同じ結果になる場合がある。ただし、環境によって挙動が変わるため、実際のリストで確認してから使うこと（【要確認】）。
• 記事の内容は、お使いの環境やバージョンによって、画面の名前や挙動が異なる場合がある。